Zarządzenie Nr 974/21 Burmistrza Choszczna z dnia 27 stycznia 2021 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Choszcznie

Zarządzenie Nr 974/21
Burmistrza Choszczna

z dnia 27 stycznia 2021 r.

w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Choszcznie

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Choszcznie stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 758/20 Burmistrza Choszczna z dnia 27 sierpnia 2020 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Choszcznie wprowadzam następujące zmiany:

1) w § 12 ust. 3 pkt 4-12 otrzymują brzmienie:      
" 4) Główny Specjalista ds. Polityki Senioralnej i Ośrodków Wsparcia;

5) Biura Rady Miejskiej;

6) Biura Promocji;

7) Głównego Specjalisty ds. Sportu i Rekreacji;

8) Archiwum Zakładowego;

9) Miejskiej Biblioteki Publicznej;

10) Miejsko - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej;

11) Choszczeńskiego Domu Kultury;

12) Zakładu Aktywności Zawodowej "Szansa"."    

2) w § 28 pkt 16 21otrzymują brzmienie:   
”16)  Główny Specjalista ds. Polityki Senioralnej i Ośrodków Wsparcia (Znak: PS);

17) Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych (Znak: ZP);

18) Samodzielne Stanowisko ds. Wewnętrznej Kontroli Finansowej (Znak: WKF);

19) Samodzielne Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego (Znak: AW);

20) Samodzielne Stanowisko ds. Obronnych, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego (Znak: GSO);

21) Samodzielne Stanowisko ds. Sportu i Rekreacji (Znak: SR)."

3) § 46  otrzymuje brzmienie:         
"§ 46.1. Do zakresu działania Główny Specjalista ds. Polityki Senioralnej i Ośrodków Wsparcia należy:

1) monitorowanie, diagnozowanie problemów społecznych i potrzeb seniorów, inicjowanie działań służących zaspokajaniu ich potrzeb na terenie Gminy Choszczno;

2) inicjowanie i udział w opracowywaniu projektów (strategii, programów) adresowanych do osób starszych zamieszkałych na terenie Gminy Choszczno oraz monitorowanie ich realizacji;

3) podejmowanie działań zmierzających do wykorzystania potencjału ludzi starszych zamieszkałych na terenie Gminy Choszczno w tym: w zakresie edukacji, kultury, rekreacji, sportu i turystyki;

4) tworzenie oraz podawanie do publicznej wiadomości informacji o inicjatywach, projektach i przedsięwzięciach adresowanych do seniorów zamieszkałych na terenie Gminy Choszczno;

5) doradztwo i upowszechnianie informacji o sposobach oraz trybie załatwiania spraw seniorów zamieszkałych na terenie Gminy Choszczno w tym utworzenie i prowadzenie pełnienie roli konsultacyjnej w przedsięwzięciach, których realizacja wpływa na poziom i jakość życia seniorów;

6) pełnienie roli konsultacyjnej w przedsięwzięciach, w których realizacja wpływa na poziom i jakość życia seniorów;

7) udział w otwartych konkursach ofert na realizację projektów i programów skierowanych dla seniorów;

8) współpraca z instytucjami i organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz seniorów;

9) nadzór nad Klubem Seniora;

10) nadzór nad ośrodkami wsparcia działającymi na terenie Gminy Choszczno;

11) koordynowanie działań wynikających z ustawy o dostępności.

2. Przy znakowaniu spraw Główny Specjalista ds. Polityki Senioralnej i Ośrodków Wsparcia używa symbolu "PS".

4) § 47 otrzymuje brzmienie:          
"§ 47. 1.  Do zakresu działania Samodzielnego stanowiska ds. Zamówień Publicznych należy:

1) prowadzenie postępowań w sprawie udzielenia zamówienia publicznego;

2) opracowywanie wzorów dokumentów mających na celu usprawnienie procedury przetargowej;

3) uzgadnianie wyboru trybu postępowania oraz właściwej procedury dla zamówień publicznych realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu miejskiego i jednostki organizacyjne gminy;

4) przygotowywanie wstępnej dokumentacji przetargowej, tj. ogłoszeń, specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zarządzeń w sprawie powołania komisji przetargowej;

5) monitorowanie przebiegu zamówień publicznych;

6) udział w pracach komisji przetargowych polegający na sprawdzeniu ofert pod względem formalno-prawnym oraz nadzór nad poprawnością przebiegu ostatecznej oceny ofert;

7) nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym w wyniku złożonego odwołania oraz przygotowaniem dokumentów związanych z wniesionym odwołaniem do Urzędu Zamówień Publicznych;

8) przygotowywanie umów zgodnych z ustawą prawo zamówień publicznych;

9) prowadzenie konsultacji w zakresie zamówień publicznych;

10) sporządzanie sprawozdań z realizacji zamówień publicznych;

11) kompletowanie i przechowywanie dokumentacji zamówień publicznych;

12) prowadzenie systematycznej współpracy z osobami uczestniczącymi w postępowaniu o zamówienia publiczne w zakresie sporządzania dokumentacji oraz planowania i przygotowania postępowań;

13) prowadzenie ewidencji przeprowadzonych postępowań o zamówienie publiczne.

2. Przy znakowaniu spraw stanowisko ds. Zamówień Publicznych używa symbolu "ZP"."

5) § 48 otrzymuje brzmienie:          
"§ 48. 1.  Do zakresu działania Samodzielnego stanowiska ds. Wewnętrznej Kontroli Finansowej należy:

1) przygotowanie i przeprowadzanie kontroli w jednostkach organizacyjnych podporządkowanych burmistrzowi w zakresie prowadzonej przez nie gospodarki finansowej i spraw z nią związanych;

2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

3) przygotowywanie i przeprowadzanie kontroli z zakresu udzielonych dotacji i dofinansowywań na realizację zadań własnych gminy przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych w zakresie: prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych w ramach dotacji;

4) sporządzanie protokołów z przeprowadzonych kontroli zawierających opis stanu faktycznego, pozwalający na dokonanie oceny oraz stwierdzenie uchybień i nieprawidłowości w świetle obowiązujących jednostkę przepisów prawnych;

5) opracowywanie wystąpień pokontrolnych, jak i planu kontroli na dany rok budżetowy;

6) sporządzanie rocznej informacji z przeprowadzonych kontroli.

2. Przy znakowaniu spraw stanowisko ds. Wewnętrznej Kontroli Finansowej używa symbolu "WKF"."

6) § 49 otrzymuje brzmienie:          
"§ 49. 1.  Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego należy:

1) opracowywanie planów audytu i przedkładanie ich burmistrzowi do akceptacji;

2) przeprowadzenie audytu zgodnie z przyjętym planem;

3) sporządzanie protokołów z przeprowadzanych audytów i zawieranie w nich ustaleń dotyczących:

a) przyczyn niedociągnięć oraz osób odpowiedzialnych za ich spowodowanie,

b) przesłanek sprawnej realizacji powierzonych zadań i osób wykazujących inicjatywę w tworzeniu i wdrażaniu rozwiązań podnoszących poziom sprawności realizacji zadań urzędu.

4) opracowanie propozycji zaleceń poaudytowych;

5) dokonywanie audytów sprawdzających;

6) rzetelne, obiektywne i niezależne:

a) ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania urzędu,

b) badanie systemów zarządzania i kontroli w urzędzie,

c) określenie oraz analiza przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień,

d) przedstawienie zaleceń w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień wykonywanie czynności,

e) doradczych, jako część powyższych zadań lub na wniosek Burmistrza.

2. Przy znakowaniu spraw Audytor Wewnętrzny używa symbolu "AW"."

7) § 50 otrzymuje brzmienie:          
"§ 50. 1.  Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska ds. Obronnych, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego należy:

1) realizacja zadań związanych z potrzebą natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych poprzez:

a) prowadzenie akcji kurierskiej na rzecz jednostek wojskowych,

b) prowadzenie dokumentacji świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju oraz ich nakładaniem na wniosek WKU i innych organów realizujących zadania obronne.

2) realizacja zadań związanych z planowaniem specjalnym;

3) prowadzenie reklamacji od służby wojskowej pracowników Urzędu i radnych Rady Miejskiej;

4) nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem Stanowiska Kierowania Burmistrza Choszczna;

5) organizacja oraz prowadzenie dokumentacji stałego dyżuru Burmistrza Choszczna;

6) prowadzenie ewidencji infrastruktury cywilnej gminy Choszczno dla potrzeb obronnych oraz realizacji zadań państwa - gospodarza (HNS-u) w stosunku do wojsk sojuszniczych;

7) współdziałanie z WKU w zakresie wspólnych okresowych kontroli (lustracji) nieruchomości, sprzętu i rzeczy ruchomych przeznaczonych na świadczenia rzeczowe na rzecz obrony;

8) współdziałanie z przedstawicielami Sił Zbrojnych RP w zakresie wspólnych szkoleń obronnych;

9) organizacja i prowadzenie szkoleń z zakresu spraw obronnych;

10) planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej;

11) organizowanie szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej;

12) prowadzenie szkoleń z zakresu ochrony ludności;

13) występowanie do WKU z wnioskami o przeznaczenie do służby w formacjach OC pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy;

14) przygotowanie i zapewnienie skutecznego działania terenowego systemu ostrzegania  i alarmowania oraz informowania ludności;

15) wnioskowanie o nadawanie przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych osobom wytypowanym do formacji OC;

16) wnioskowanie o nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności;

17) ustalanie potrzeb w zakresie łączności alarmowania w celu uprawnienia kierowania siłami OC w sytuacjach kryzysowych;

18) planowanie i realizacja przedsięwzięć związanych z funkcjonowaniem urządzeń specjalnych i zaopatrzenia w wodę;

19) planowanie i realizacja przedsięwzięć związanych z ochroną zabytków;

20) zaopatrywanie formacji OC w sprzęt, umundurowanie i materiały oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;

21) sprawowanie nadzoru nad gospodarką sprzętem OC w zakładach pracy i jednostkach organizacyjnych;

22) sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem gospodarki magazynowej środków materiałowych  i sprzętu obrony cywilnej;

23) dokonywanie oceny przygotowania OC i przedstawienie wniosków szefom OC: gminy i powiatu;

24) monitorowanie, analiza i opracowywanie prognoz dotyczących występowania zagrożeń nadzwyczajnych na terenie gminy;

25) alarmowanie, ostrzeganie i informowanie ludności gminy o wszelkich zagrożeniach;

26) zakładanie i aktualizowanie baz danych o siłach i środkach ratowniczych;

27) prowadzenie informatycznego wsparcia analiz i oceny sytuacji kryzysowych;

28) opracowanie planu zarządzania kryzysowego gminy i jego bieżąca aktualizacja;

29) przygotowywanie i organizowanie szkoleń i ćwiczeń Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;

30) planowanie cywilne zarządzania kryzysowego we wszystkich fazach działalności antykryzysowej;

31) organizowanie systemu alarmowania, łączności i współdziałania między podmiotami uczestniczącymi w działaniach ratowniczych;

32) współpraca z Państwową Strażą Pożarna, Policją, Siłami Zbrojnymi RP i innymi podmiotami zarządzania i reagowania kryzysowego w zakresie:

a) wymiany informacji o zagrożeniach,

b) koordynacji działań ratowniczych,

c) informowania ludności o zdarzeniach,

d) likwidacji i usuwania skutków zagrożeń,

e) kierowania i koordynacji ewakuacyjną ludności z terenów dotkniętych klęską  lub nią zagrożonych,

33) udział w akcjach ratowniczych;

34) organizowanie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;

35) organizowanie ochrony informacji niejawnych podczas ich elektronicznego  przetwarzania w systemie teleinformatycznym;

36) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;

37) okresowe kontrole ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych;

38) opracowanie planu ochrony informacji niejawnych i jego aktualizacja;

39) organizowanie i prowadzenie szkolenia dla pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;

40) sprawowanie nadzoru nad ewidencjonowaniem, przechowywaniem i przetwarzaniem informacji niejawnych;

41) opracowywanie instrukcji dotyczących sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone" i „poufne" i ich bieżąca aktualizacja;

42) przeprowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających na pisemne polecenie Burmistrza wobec kandydatów na stanowiska związane z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli „poufne";

43) przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających prowadzonych w odniesieniu do osób ubiegających się o stanowiska lub zlecenie pracy, z którymi łączy się dostęp do informacji niejawnych;

44) prowadzenie kolejnego postępowania sprawdzającego w odniesieniu do osoby posiadającej poświadczenie, jeżeli zostały ujawnione nowe fakty wskazujące, że nie daje ona rękojmi zachowania tajemnicy;

45) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania lub cofnięto poświadczenie bezpieczeństwa;

46) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;

47) współdziałanie w trakcie postępowania sprawdzającego oraz w trakcie kontroli ze służbami Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

2. Przy znakowaniu spraw samodzielne stanowisko ds. Obronnych, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego używa symbolu "GSO"."

8) § 51 otrzymuje brzmienie:          
"§ 51. 1.  Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska ds. Sportu i Rekreacji należy:

1) obsługa Rady Sportu;

2) organizacja imprez sportowych i rekreacyjnych;

3) współpraca z Centrum Sportu i Rekreacji SP. z o.o.;

4) prowadzenie ewidencji miejsc noclegowych na terenie gminy;

5) współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie sportu i rekreacji.

2. Przy znakowaniu spraw samodzielne stanowisko ds. Sportu i Rekreacji używa symbolu "SR"."

9) § 52 otrzymuje brzmienie:          
"§ 52. Strukturę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Choszcznie stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu."

10) § 53 otrzymuje brzmienie:        
"§ 53. 1.  Postępowanie kancelaryjne w urzędzie określa instrukcja kancelaryjna ustalona przez Prezesa Rady Ministrów dla organów gmin i związków międzygminnych oraz odrębne zarządzenie Burmistrza.

2. W urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych, ustalony przez Prezesa Rady Ministrów."

11) § 54 otrzymuje brzmienie:        
"§ 54. Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi określają przepisy szczegółowe."

12) § 55 otrzymuje brzmienie:        
"§ 55. Z wnioskami o udzielenie upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do składania oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem mogą występować:

1) Zastępca burmistrza, sekretarz i skarbnik;

2) Naczelnicy wydziałów i kierownicy biur."

13) § 56 otrzymuje brzmienie:        
"§ 56. Projekty upoważnień opracowują samodzielnie komórki organizacyjne urzędu."

14) § 57 otrzymuje brzmienie:        
"§ 57. Rejestr upoważnień prowadzi Wydział Organizacyjno-Prawny."

15) § 58 otrzymuje brzmienie:        
"§ 58. Organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w urzędzie stanowi odrębne zarządzenie Burmistrza."

16) w załączniku nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Choszcznie - „Struktura organizacyjna Urzędu Miejskiego w Choszcznie" w kolumnie trzeciej dodaje się samodzielne stanowisko "Główny Specjalista ds. Polityki Senioralnej i Ośrodków Wsparcia".

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miejskiemu.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.  
 

BURMISTRZ

/-/ Robert Adamczyk

Otrzymują

1. Wydział Organizacyjno-Prawny