Zarządzenie Nr 815/25 Burmistrza Choszczna z dnia 31 grudnia 2025 r. w sprawie powołania Administratorów Systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Choszczno

Zarządzenie Nr 815/25
Burmistrza Choszczna

z dnia 31 grudnia 2025 r.

w sprawie powołania Administratorów Systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Choszczno

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153), w związku § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481 z późn. zm.) oraz §19 ust. 2 pkt 4 i 7 lit. a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773), zarządzam co następuje:

§ 1. 1. Wyznaczam upoważnione przeze mnie osoby:

1) Zastępcę Naczelnika Wydziału Budżetu;

2) Podinspektora ds. rozliczeń podatku VAT;

3) Podinspektora ds. księgowości budżetowej do:

a) korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,

b) pełnienia roli osoby uprawnionej na podstawie zawiadomienia ZAW-FA,

c) korzystania z krajowego systemu e-Faktur w oprogramowaniu interfejsowym, zwanym dalej "KSEF".

2. Do zadań osób uprawnionych, o których mowa ust. 1 należy pełnienie roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika - Gminy Choszczno, w tym w szczególności do:

a) nadawania uprawnień;

b) nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami zależnymi (gminnymi jednostkami     organizacyjnymi i zakładami budżetowymi).

§ 2. 1. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki e-Faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO)) oraz zarządzanie. Dodatkowo aplikacja umożliwia bez konieczności logowania podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech) oraz weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO.

2. Dostęp do KSeF następuje za pośrednictwem dedykowanej strony utworzonej przez Ministra Finansów: ksef.podatki.gov.pl.

§ 3. Nadawanie, zmiana lub odebranie uprawnień następuje z zastosowaniem specyfikacji KSeF, po weryfikacji posiadanych uprawnień.

§ 4. 1. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników Urzędu Miejskiego w Choszcznie zgodnie z wykonywanym zakresem czynności nadaje Administrator systemu KSeF.

2. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz zakładów budżetowych zgodnie z wykonywanym zakresem czynności, nadaje lub odbiera administrator jednostki organizacyjnej gminy.

3. Administratorem gminnej jednostki organizacyjnej oraz zakładu budżetowego jest kierownik/dyrektor oraz wyznaczony przez nich pracownik jednostki organizacyjnej, zakładu budżetowego uprawniony przez Administratora systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1.

4. Administrator gminnej jednostki organizacyjnej a także zakładu budżetowego  posiada uprawnienia w szczególności do:

a) zarządzania uprawnieniami w KSeF,

b) przeglądania uprawnień w KSeF, w obrębie danej jednostki organizacyjnej.

5. Kierownik/ Dyrektor gminnej jednostki organizacyjnej, zakładu budżetowego zobowiązany jest niezwłocznie informować pisemnie lub na adres e-mail: akaminska@gmina.choszczno.pl, mborkowska@gmina.choszczno.pl Administratora systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, o każdej zmianie danych osób uprawnionych jako administratorów jednostki organizacyjnej, zakładu budżetowego.

§ 5. 1. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:

a) rozporządzeniami  Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz  korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,

b) podręcznikiem użytkownika Krajowy System E-Faktur - Aplikacja Podatnika KSeF,

c) niniejszym zarządzeniem.

2. Mając na uwadze, że system KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik powinien przestrzegać:

a) zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się, bezpiecznej pracy i zakończenia pracy w Systemie KSeF,

b) regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej, zakładzie budżetowym  dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych,

c) obowiązku zgłaszania do Administratora systemu KSeF wszelkich incydentów mających wpływ na  prawidłowe funkcjonowanie systemu.

§ 6. Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Urzędu Miejskiego w Choszcznie oraz Kierownikom/Dyrektorom jednostek organizacyjnych, zakładów budżetowych objętych centralizacją VAT.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Burmistrz
/-/ Artur Raczyński